[ فردا را به امروز می آوریم ]
  • آخرین شماره ۱۱۸۳
  • دوره جدید

حرف نو، روزنامه شیراز نوین

جلسات اداری راکاهش دهیم
 

شیرازنوین- سید محی الدین حسینی ارسنجانی

Arsanjani.moiin@gmail.com

بیشتر خبرهایی راکه با موضوع جلسات درروزنامه‌ها، جراید و رسانه‌های  گوناگون ازجمله خبرگزاری‌ها می‌خوانیم حرف‌های  تکراری و بعضاً بی‌ثمریست که فایده‌ای به حال و روز مردم نداردیا به آنها توجهی نمی‌شود و عمل نمی‌گردد. جلسات اداری بایدکیفی‌سازی شده وتاحد امکان ازتشکیل جلسات پر زرق و برق و بی‌ثمر که خروجی لازم را ندارند جلوگیری شود، زیرا این جلسات جز اتلاف وقت کارکنان و مراجعین و همچنین هزینه گذاشتن روی دست دولت و ملت عوایدی دیگر ندارند. در حالی‌که برای بهبود فرآیند جلسات باید به دلایل تشکیل جلسه توجه بیشتری داشت. به عبارت دیگر جلسه‌ای که به دلایل اشتباه برگزار می‌شود اهمیتش در برابر اینکه چرا هنوز این دلایل و موارد اشتباه برای تشکیل جلسات وجود دارند، بسیار کمتر است. همهٔ ما تجربهٔ حضور در جلسات بد و بی‌فایده را داشته‌ایم. جلساتی که بدون هدف، بدون دستور جلسه، آمادگی پیش از جلسه، سند، برنامه‌ریزی قبلی، صورت‌جلسه، لیست اقدامات بعدی، پیگیری انجام صورت‌جلسه و … برگزار می‌شوند. همهٔ ما از چنین جلساتی بدمان می‌آید. همهٔ ما می‌خواهیم فرآیند برگزاری چنین جلساتی را بهبود ببخشیم. به همین دلیل است که نوشته‌هایی با موضوع مدیریت جلسات از محبوبیت زیادی برخوردار هستند، اما در ‌‌نهایت بیشتر این نوشته‌ها ما را به واکاوی و حل مشکل اصلی نمی‌رسانند. مشکل اصلی این است که بیشتر زمان جلسات برای بررسی هدف‌‌های  اشتباه به هدر می‌روند. با پیشنهادات سازنده یا یک راه حل مؤثر، زمان جلسات را کاهش دهیم و در مورد جلساتی تصمیم بگیریم که به دلایل کم اهمیت و نه مشابه هم تشکیل می‌شوند. تجربه نشان داده است که به‌ کارگیری این توصیه‌ها تا حدود بسیاری جلسات‌مان را کاهش خواهد داد. باید تمام سعی و تلاش مدیران وکارکنان  و عوامل اجرایی جلسات در این باشد که مشکلات را در زمان‌های کاری خارج از فضای جلسه برطرف کنند. به عبارت دیگر باید مؤثر‌تر و با خلق و خویی بهتر کار کنند و تلاش کنند تا به نتایج بهتری دست یابند. هدف اصلی برای برگزاری جلسات فقط تصمیم‌گیری و سپردن مسئولیت به افراد است. هیچ هدفی به غیر از این دو مورد برای برگزاری جلسات پذیرفتنی نیست. پس از این پس جلساتی از جنس بحث وگفتگو، به روزرسانی، گزارش‌دهی، اطلاع‌رسانی، ارائهٔ مطلب،  بررسی، گفتگو، ارزیابی، ارتباطی، هم‌اندیشی، بازبینی و آموزشی نخواهیم داشت. فقط و فقط هدف از تشکیل جلسه باید دو موضوع مهم یعنی تصمیم‌ گیری و سپردن مسئولیت به افراد باشد. نکته پایانی اینکه مدیران امروز باید با هنرمدیریتی خود کاری کنندکه دراین اوضاع و احوال نداری دولت وگرفتاری‌های ملت ازحجم جلسات بکاهند وفقط بنا به ضرورت تشکیل جلسه دهند، زیرا بسیاری ازتصمیمات را می‌توان با فضای مجازی وگفتگوی تلفنی مطرح کرده وتصمیم‌سازی نمودکه نیازی هم به تشکیل جلسه وصرف وقت وهزینه نباشد.
 

تاکنون نظری برای این خبر ثبت نشده است!
ثبت نظر جدید
نام و نام خانوادگی  

آدرس ایمیل    

متن نظر  

کد امنیتی